פתיחת שנה חדשה
לקראת השנה הפיננסית החדשה יש לבצע מספר פעולות בכל חברה בסאפ על מנת לאפשר מעבר חלק בין השנים:
1. הגדרת מפתח תקופה + הגדרת סדרות ספרור לשנת המס החדשה
2. הגדרת תקופה פיננסית חדשה
סיפרור מסמכים
אנו ממליצים לפתוח סדרת ספרור חדשה לכל סוג מסמך עבור השנה הפיננסית החדשה.
הפרדת סדרות ספרור מאפשר בידול בין השנים הן מבחינת הספרור והן מבחינת הויזואליות.
על מנת להגדיר סדרות ספרור חדשות יש להכנס בתפריט על:
מנהלה -> אתחול מערכת -> סיפרור מסמכי שיווק
יפתח מסך הספרורים הראשי.
לחיצה כפולה על שורה של סוג מסמך תפתח את רשימות הסדרות עבור אותו סוג מסמך.
להקמת סדרה חדשה יש ללחוץ קליק ימני על אחת השורות במסך הסדרות של המסמך ולהוסיף שורה. ולמלא בה:
שם - 2025 (או שם השנה)
המספר הראשון - 132500001 (13 מסמל חשבונית, 25 מסמל את השנה, 00001 ספרור המסמכים)
המספר האחרון - 132599999 (בהתאם לסוג המסמך והשנה)
מפתח תקופה - 2025 - יש לבחור את מפתח התקופה המתאים, אם לא קיים יש להוסיף חדש.
סדרה דיגיטלית - בסדרות ספרור של חשבוניות מס/זיכוי/רכש/זיכוי רכש יש לתייג בV את השדה
ללחוץ על "שמור" אשר יחזיר אותך למסך הראשי ואז ללחוץ על עדכן.
****************
יש לשים לב שאם השינוי במתבצע בזמן העבודה יתכן שתקבל המסך הראשי שגיאה שהנתונים השתנו בגלל שתוך כדי השינוי התווספו מספרים במערכת ואז הספרורים השתנה. יש לרענן את המסך ולחזור על כל השלבים.
הגדרת תקופה פיננסי חדשה
תפריט מנהלה/ אתחול מערכת/ תקופות פיננסיות/ תקופה חדשה
יש להגדיר את השדות הבאים:
קוד תקופה-הגדר קוד ייחודי לתקופה הפיננסית החדשה.
שם תקופה- ציין את שם התקופה הפיננסית. במידת הצורך ניתן לשנות את השם לאחר ההוספה.
תת תקופות- ציין את תת התקופות של התקופה הפיננסית. השדה מספר התקופות ישתנה בהתאם.
באפשרותכם לבחור לבצע חלוקה לפי שנה/רבעונים/חודשים/ימים. השדה מס' תקופות יציג את מספר התקופות
הפיננסיות בהתאם לאפשרות שבחרת בשדה תת תקופות. שדה זה יהיה פעיל רק אם תבחר בשדה תת תקופות
באפשרות שונה מ 'שנה'
מפתח תקופה- מפתח התקופה מתייחס לכל סדרת מסמכים )שורה( שניתן לקשר לתקופה פיננסית אחת או
יותר. יש לקשר כל סדרת מסמכים למפתח כדי לאפשר את ספרור המסמכים החל מ- 1 לכל שנה פיננסית. בחר
במפתח התקופה שיקושר לתקופה הפיננסית. ניתן לקשר את מפתח התקופה ליותר מתקופה אחת באותה
חברה .
*במידה ורוצים להמשיך עם אותן סדרות ספרור יש להגדיר את המפתח כפי שהיה מוגדר בתקופה הפיננסית
הקודמת.
תאריך אסמכתא- הזן טווח תאריכי אסמכתא לתקופה החדשה )שנה(. אסור שתהיה חפיפה בין טווחי תאריכי
האסמכתא של תקופות אסמכתא שונות. במילים אחרות, התאריך הפותח של תקופה פיננסית אחת לא יכול
להיות מוקדם יותר מתאריך סיום של תקופה פיננסית אחרת.
שימו לב- אין לחרוג בטווח התאריכים מעבר לשנה!
תאריכי ערך ומס- הזן טווח תאריכים, טווח תאריכי ערך ומסמך ניתן לשנות בהתאם לצורך.
תקופה פיננסית קודמת
עם תחילתה של תקופה פיננסית חדשה מומלץ לבצע הגבלות על עדכונים בתקופה
הפיננסית הקודמת. שינוי במצב התקופה יעשה בחלון תקופה פיננסית:
מנהלה/ אתחול מערכת/ תקופות פיננסיות
יש לבחור בחץ הצהוב השייך לתקופה הפיננסית הקודמת.
בשדה מצב תקופה ניתן לעדכן:
פתוחה פרט למכירות - כל המשתמשים, בהתאם להרשאות שבידיהם, יכולים
להעביר את כל סוגי התנועות והמסמכים לתקופה זו, למעט מסמכים השייכים
למודול מכירות. מקצים מצב זה ברגע שמסתיימת התקופה, אך עדיין נשארו
מסמכי רכש, כגון תעודות רכש שהתעכבו ותנועות נוספות שיש לרשום לתקופה זו.
סגירת תקופה - רק משתמש אשר ניתנה לו הרשאה מתאימה יוכל לרשום נתונים,מסמכים ותנועות.
נעולה - אף משתמש אינו יכול להוסיף או לעדכן נתונים .
ד'. הדפסות תנועות לא מותאמות
מכיוון שלא ניתן לדעת בדיעבד אילו תנועות היו פתוחות בספרים נכון לסוף השנה
שהסתיימה רצוי לבצע הדפסה של התנועות שלא הותאמו.
ניתן להדפיס את התנועות מחלון התאמה חיצונית:
בנקים / דפי בנקים והתאמות חיצוניות / התאמה
יש לבחור את החשבון הרצוי ולהזין תאריך ערך: 1.1.16-31.12.16
יש לבחור העדפות להדפסה ולתייג תנועות שלא הותאמו
לאחר מכן ניתן להדפיס את הנתונים ע"י לחיצה על הדפסה
ה'. סגירת תקופה
בעבודה בחברה רב שנתית, במעבר מסוף תקופה פיננסית אחת לתחילתה של תקופה
פיננסית חדשה, יש לבצע תהליך חשבונאי הנקרא 'סגירת תקופה'. סגירת תקופה נעשית
מול החשבונות התוצאתיים בלבד ומטרתה לאפס את יתרת החשבונות התוצאתיים .
היתרות המאזניות יסוכמו ויועברו כיתרות פתיחה, אל שנת הכספים החדשה. הפעילות הזו
צורכת זמן ולכן ניתן להשאיר את השנה פתוחה עד שכל תנועות ההתאמה יתקבלו מרואי
החשבון ומישויות הדיווח האחרות.
