סגירת תקופה

חשוב!

החל מגרסה 5.90.36 ואילך אין הכרח לבצע תהליך העברת שנה לצורך עבודה בשנה פיננסית חדשה. מגרסה זו ואילך מתאפשרת עבודה במערכת רב שנתית.

עבודה בחברה רב שנתית מאפשרת המשך עבודה באותה תקופה )אותו בסיס נתונים( אולם תחת תקופה פיננסית חדשה, שתוגדר בחברה הנוכחית על ידי המשתמש. כל תקופה שתוגדר תהווה
תקופה פיננסית נפרדת. לכל תקופה כזו מוגדר חתך תאריכי אסמכתא, חתך תאריכי ערך וחתך תאריכי מס. לצורך מימוש העבודה במערכת רב שנתית, כל שנדרש מהמשתמש הוא ביצוע שתי

פעולות:
- הגדרת השנה הפיננסית החדשה כתקופה חדשה.
- סגירת התקופה הפיננסית הקודמת )שנה נוכחית(.

המשמעות היא שמסמכים, תנועות יומן ואינדקסים נשמרים כרצף אחד מתחילת פעילות החברה.

בעבר, היה הכרח לבצע תהליך העברת שנה בדרך הבאה:
1 . העברת אתחול מערכת-הגדרות כלליות ושאילתות.
2 . העברת אינדקסים- חשבונות, כרטיסים ופריטים.
3 . העברת מסמכים פתוחים- מסמכי המכירה והקנייה, מחירים ומחירים מיוחדים, שיקים שטרם הופקדו, שיקים שהופקדו כדחויים, שוברי אשראי שטרם הופקדו ועוד.

בעבודה בחברה רב-שנתית כל התהליך שפורט לעיל לא נחוץ.

בחברה רב שנתית SAP Business One מאפשרת לראות פירוט דוחות הנה"ח ומלאי מתחילת פעילות החברה או בחתך של תקופה פיננסית רצויה על פי תאריכים שיוגדר על ידי המשתמש.
עבודה בחברה רב-שנתית מאפשרת לבחון את הפעילות הפיננסית של החברה בפרספקטיבה של כמה תקופות פיננסיות.

* שים לב!

מאחר ולא מתבצע תהליך של העברת אינדקסים )חשבונות, כרטיסים, פריטים( לא ניתן להסיר אינדקסים שבוצעה מולם פעילות מסוג תנועות הנה"ח או תנועות מלאי.

ניתן להתגבר על מגבלה זו על ידי הפעולות שלהלן:

- הקפאת כרטיסים או הגבלת תוקפם מתוך 'ניהול כרטיסים' בכרטיסיית 'כללי'. פעולה זו תאפשר לחסום עבודה עם חשבונות שהמשתמש אינו מעוניין שיהיו פעילים בתקופה החדשה.

המלצה:
יש להתייעץ עם רו"ח של החברה של החברה לפני קבלת ההחלטה האם לעבוד בחברה רב שנתית או לבצע את התהליך הסטנדרטי שלהעברת שנה לחברה החדשה.

בדוחות שיפורטו להלן נוסף בחלון העדפות לדוח הלחצן הבא:

לחצן זה מאפשר לבחור את התקופה הפיננסית הרצויה להפקת הדוח. את חתך התאריכים שמוזן

אוטומטית עם בחירת התקופה הרצויה, ניתן לשנות ידנית.

להלן הדוחות:

1 . דוחות כספיים

2 . דוחות תקציביים

3 . דוחות ניתוח

4 . כרטסת הנהלת חשבונות

בעבודה בחברה רב שנתית, במעבר מסוף תקופה פיננסית אחת לתחילתה של תקופה פיננסית חדשה, יש לבצע תהליך חשבונאי הנקרא 'סגירת תקופה'. סגירת תקופה נעשית מול החשבונות

התוצאתיים בלבד ומטרתה לאפס את יתרת החשבונות התוצאתיים.

שים לב! יש להתייעץ עם רואה חשבון של החברה לפני ביצוע תהליך סגירת תקופה. חלון סגירת תקופה נמצא תחת מודול מנהלה, תוכניות שירות, סגירת תקופה. להלן החלון:

אופן העבודה עם חלון 'העדפות לסגירת תקופה':

1 . תחת הכותרת 'חשבונות רווח והפסד' תופענה כל המגירות התוצאתיות. ניתן לבחור את כל החשבונות או להציגם ברמה 4 ולבחור באופן סלקטיבי.

2 . לחיצה על שדה 'תקופה' תאפשר לבחור את התקופה הפיננסית הרצויה מתוך התפריט הנפתח. תת התקופות של התקופה הפיננסית מופיעות בתפריטים הנפתחים של השדות מ ועד . בחר בטווח הרצוי של תת התקופות שעבורן אתה מבצע את תהליך סגירת תקופה .

3 . בשדה 'חשבון רווח\הפסד' יש לבחור בחשבון יתרת הסגירה אליו תועבר היתרה מהחשבונות התוצאתיים, עבורם תבצע את תהליך סגירת התקופה.

4 . בשדה 'חשבון סגירת תקופה יש לבחור חשבון מאזני המהווה תחנת ביניים ליתרה המועברת מהחשבון התוצאתי לחשבון הרווח )הסבר מפורט בליווי דוגמא מופיע בסעיף 14 .)
5 . לחיצה על כפתור 'העדפות' בחלק התחתון השמאלי של החלון, תפתח את החלון הבא:

בחלון זה ניתן להזין אסמכתאות, תאריך ערך ותאריך מס שיירשמו בתנועות הסגירה:

 - באסמכתא 1 ובאסמכתא 2 ניתן להגדיר את האסמכתאות המתאימות של תנועות היומן אשר ישמשו כברירת מחדל לכל תנועות סגירת תקופה.

 - בתאריך ערך ובתאריך מסמך ניתן להגדיר את התאריכים המתאימים של תנועות היומן אשר ישמשו כברירת מחדל לכל תנועות סגירת התקופה.

6 . לחיצה על הכפתור 'הרחבה' תפתח את החלון הבא:

השתמש בחלון זה כדי להחיל העדפות נוספות על מאזן בוחן.

- שדות אסמכתא: מאפשר לסנן את הדוח לפי שדות אסמכתא שהוגדרו תחת מנהלה, הגדרות, כללי, קישורי שדות אסמכתא . כך ניתן לסנן את נתוני הדוח בהתאם לרמת הפירוט
שמחייב IFRS או למטרות אחרות .
- פרוייקט מ ועד: בחר את האפשרות פרוייקט והגדר תחום פרוייקטים רלבנטיים. הדוח כולל תנועות הקשורות לפרוייקטים בטווח שהוגדר .
- מקדם העמסה מ ועד: בחר מקדם העמסה וציין טווח עבור מקדם ההעמסה. הדוח כולל את התנועות הקשורות למקדמי ההעמסה בהתאם לטווח שהוגדר .
- שדות מוגדרי משתמש: מאפשר לסנן את הדוח לפי שדות מוגדרי משתמש שהוגדרו תחת מנהלה הגדרות כללי קישורי שדות אסמכתא . כך ניתן לסנן את נתוני הדוח בהתאם לרמת הפירוט שמחייב IFRS, או למטרות אחרות .

7 . לחיצה על כפתור 'בצע' תפתח את החלון הבא:

8. השדה 'לסגירת תקופה' יציג את התקופה אותה אנו מעוניינים לסגור.

9 . הפריטים שתזין בשדות אסמכתא, התאריכים וההערות הם הערכים שיוזנו לתנועה לאחר אישור הפקתה.

10 . עבור כל חשבון שיתרתו בחתך תאריכי האסמכתא של התקופה הרלוונטית שונה מ- 0 תופיע שורה בטבלה ובה יופיעו פרטי החשבון והיתרה שלו.

11 . תיוג התיבה 'צור הערות אוטומטיות' )בתחתית החלון( ישתול בשדה ההערות של התנועות שתאושרנה את הטקסט 'לסגירת תקופה X .'

12 . לחיצה על הכפתור 'שמור' בחלון זה תגרום לכך ש- sap business one תשמור עבורך את החלון במצבו הנוכחי לשימוש עתידי.

13 . כאשר תשוב לחלון 'העדפות לסגירת תקופה' ותלחץ על כפתור 'דוח קודם' ייפתח בפנייך החלון אותו שמרת קודם לכן. כעת תוכל לבצע בו שינויים או ללחוץ על הכפתור 'בצע' לשם יצירת התנועות עבור חשבונות שהתיבה בעמודת 'אושר' תויגה בהם.

14 . לאחר תיוג השורות הרצויות תחת עמודת 'אושר' בחלון 'סגירת תקופה' ולחיצה על הכפתור 'בצע', נוצרות עבור כל חשבון 2 תנועות יומן כדלהלן:

-בתנועה זו יתרת החשבון התוצאתי עוברת לחשבון סגירת התקופה שנבחר בחלון 'העדפות לסגירת תקופה'. תאריך האסמכתא של תנועה זו הוא היום האחרון של התקופה עבורה מבצעים

את תהליך סגירת התקופה.

- תנועת היומן השנייה שנוצרת בד בבד עם התנועה לעיל היא:

בתנועה זו הסכום שהועבר לחשבון סגירת תקופה מהחשבון התוצאתי, מועבר לחשבון הרווח שנבחר בחלון 'העדפות לסגירת תקופה'. תאריך האסמכתא של תנועה זו הינו היום הראשון של התקופה

העוקבת לתקופה עבורה מבצעים את תהליך סגירת התקופה.

שים לב כי בסיום התהליך, חשבון סגירת התקופה מתאפס.

יומן המקור של שתי התנועות הוא: 'יס'.

עבודה עם דוחות כספיים בחברה רב שנתית

- הוסף יתרות סגירה במאזן- מוסיף תנועות של יומן מקור יס מהתקופה הפיננסית שנבחרה בלבד. יתרות סגירה מתקופות קודמות מופיעות בחשבון יתרת רווח שטרם יועד.

-  הוסף יתרות סגירה במאזן בוחן- בהעדפות לדוח מאזן בוחן בתיוג 'הוסף יתרת סגירה'

תוצגנה שתי אפשרויות:

1 . י.ס מתחילת פעילות החברה: בחירה באפשרות זו תציג את כל תנועות יתרת סגירה מתחילת פעילות החברה עד סוף תקופת הפקת הדוח.

2 . י.ס הקודמת לחתך הנבחר: בחירה באפשרות זו תציג את כל תנועות יתרת סגירה מתחילת פעילות החברה פרט לתנועות יתרת סגירה שנוצרו בתקופה שנבחרה בדוח.

שים לב! התיבה אינה מתויגת כברירת מחדל. בהעדר תיוג התיבה תנועות יומן מסוג יס (יתרות סגיר) לא ייכללו בדוח.

- יתרת פתיחה לתקופה במאזן בוחן- בהעדפות לדוח מאזן בוחן בתיוג התיבה 'יתרת פתיחה לתקופה' תוצגנה שתי אפשרויות:

1 . י.פ מתחילת פעילות החברה- בחירה באפשרות זו תציג בעמודת יתרת פתיחה את היתרה שקדמה לחתך שנבחר בדוח ובנוסף, תנועות עם יומן מקור י.פ בחתך

התאריכים שנבחר בדוח.

2 . י.פ מתחילת שנה פיננסית- בחירה באפשרות זו תציג בעמודת יתרת פתיחה תנועות מתחילת השנה הפיננסית ועד התאריך שנקבע בהעדפות לדוח בשדה 'תאריך אסמכתא מ..'. בנוסף, תוצגנה בעמודת יתרת פתיחה תנועת עם יומן מקור י.פ בחתך התאריכים שנבחר בדוח.

הערות לגבי אופן עבודה בחברה רב שנתית

1 . עם תחילתה של תקופה פיננסית חדשה מומלץ לבצע הגבלות על עדכונים בתקופה הפיננסית הקודמת. שינוי במצב התקופה למצב 'פתוחה פרט למכירות' בחלון 'תקופה פיננסית' ונתינת הרשאה למשתמש בהתאם, תחסום את האפשרות להפיק מסמכי מכירה. עם סיום כל העדכונים הנחוצים, מומלץ לשנות את מצב התקופה ל'נעולה' בחלון 'תקופה פיננסית'.

2 . מומלץ להגדיר סדרות חדשות לתקופה החדשה (יש להחליף ברירת מחדל למשתמשים בתחילת התקופה החדשה על מנת שלא יעבדו על הסדרות הישנות).

3 . הגדרת חשבונות ראשיים- הגדרת חשבונות ראשיים הינה משותפת לכל התקופות הפיננסיות, בנוסף ניתן להגדיר לכל תקופה חשבונות ראשיים שונים. בעת יצירת תקופה פיננסית חדשה, החשבונות הראשיים שהוגדרו בחלון 'הגדרות חשבונות ראשיים' של התקופה הפיננסית החדשה יילקחו אוטומטית מהתקופה הקודמת אותם ניתן לשנות. מבין החשבונות הראשיים הניתנים לשינוי במעבר לתקופה פיננסית חדשה מומלץ להגדיר חשבון חדש עבור החשבונות הבאים:

- ניכוי במקור על ידי לקוחות וניכוי במקור לספקים.

- בחברה בה מזינים בכל חודש תנועות דיווח למע"מ, מומלץ להגדיר חשבונות מע"מ חדשים.

- חשבונות שיקים ואשראי חדשים עבור התקופה הפיננסית החדשה כדי לאפשר מעקב פשוט.

        *לא מומלץ להגדיר חשבונות חדשים עבור חשבונות הבנק בכדי לשמור על רצף עבודה מול חשבונות אלו.

        * שימו לב! שינוי חשבונות ראשיים יתבצע כל עוד לא החלה פעילות חשבונאית בתקופה החדשה.

        * במידה והנך מייצא תנועות הנהלת חשבונות למערכת אחרת, יש להתייעץ עם רואה חשבון שמנהל את הנתונים במערכת אליה מייצאים, לפני שינוי החשבונות הראשיים.

        * במידת הצורך ניתן לפנות למרכז התמיכה.

4 . מומלץ מאוד לבצע גיבוי של נתוני התקופה הפיננסית של התקופה הקודמת לפני ביצוע פעולות בתקופה הפיננסית הבאה, וכן להדפיס את מצב התנועות הלא מותאמות של חשבונות הבנק נכון לסוף התקופה. (מתוך מודול 'בנקים', 'דפי בנק והתאמות', 'התאמות' או מתוך מודול 'דוחות, 'כספים', 'הנהלת חשבונות', 'כרטסת').

5 . יש לבצע חישובי הפרשי שער/תרגום במידת הצורך לפני יצירת תנועות יתרת סגירה וסגירת

המאזן על יד רואה החשבון של החברה.

- בכל מקרה, יש להתייעץ עם רואה החשבון של החברה לפני ביצוע תהליך של סגירת תקופה.